Mit dem Fortschreiten digitaler Technologien kommt kein Unternehmen mehr ohne IT klar. Gerade kleine Unternehmen sollten sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Im eigenen Haus fehlen zumeist die Ressourcen für eine umfangreiche IT-Abteilung, die alle Themen abdecken kann. Auf der anderen Seite wird IT immer wichtiger für alle Arten von Geschäften und ermöglicht entscheidende Vorteile gegenüber Mitbewerbern. IT entwickelt sich zur Kernkompetenz!

Eine mögliche Lösung: Nutzung von IT-Strategieberatungspartnern zur Entwicklung geeigneter Strategien. Ein Beratungspartner steht unterstützend zur Seite und hilft bei der Erarbeitung einer IT-Strategie, wie z.B. ob zur Lösung der Probleme Teile der IT ausgelagert werden sollten, um der IT Freiraum zur Hebung der Innovationspotenziale im eigenen Unternehmen zu verschaffen. Der Kern der Firmen-IT bleibt dadurch dem Business als Partner für Innovationsprojekte und das Anforderungsmanagement für neue Anwendungen erhalten, da nicht mehr alle IT Leistungen selbst erbracht werden müssen. Unterstützung bei der Umsetzung finden Sie hier.

Die passende IT-Strategie ist häufig der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg kleiner und mittlerer Unternehmen. In einer Ära, in der Digitalisierung und Technologie in nahezu allen Unternehmensbereichen präsent sind, kann eine individuell angepasste IT-Strategie tatsächlich darüber entscheiden, ob ein Unternehmen stagniert oder wächst.

In vielen kleineren Betrieben herrscht selbst heute noch eine gewisse Zurückhaltung gegenüber neuen Technologien, insbesondere wenn sie nicht den erwarteten Mehrwert bieten und wie erwartet funktionieren. Häufig liegt dies auch an der Komplexität der Einführung bzw. auch des nachgelagerten Betriebs.
Trotzdem wird oft versucht, alles selbst zu bewältigen, anstatt sich Gedanken über Handlungsalternativen im Sinne einer IT -Strategie zu machen. Diese Überlegungen erfordern ein hohes Maß an Fachkompetenz und profunde Kenntnisse des Marktes. Deshalb empfehlen wir dringend, entsprechende Beratungskompetenz für diese richtungsweisenden Entscheidungen ins Boot zu holen. Die dadurch entstehenden Kosten amortisieren sich in kürzester Zeit, da dadurch Zeit und Ressourcen des Auftraggebers gespart werden und die Entscheidungen durch die langjährige Erfahrung der Berater mit hoher Wahrscheinlichkeit zutreffend sind.

Im rasanten technologischen Fortschritt und dem demographischen Wandel von heute stehen KMUs vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die ihre IT-Strategie und -Administration maßgeblich beeinflussen.

Eines der drängendsten Probleme ist der Personalmangel, der oft zu einer Überbelastung der vorhandenen IT-Mitarbeiter führt und diese auch an die Grenzen von deren KnowHow bringt. Dieses Thema wird zusätzlich verschärft, wenn langjährige Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und ein Vakuum an Fachwissen und Erfahrung hinterlassen. Die Suche nach geeigneten Nachfolgern kann zu erheblichen Verzögerungen, Produktivitätseinbußen und Risiken führen.

Zusätzlich dazu gibt es eine kontinuierlich wachsende Liste gesetzlicher Anforderungen und Compliance-Richtlinien, welche eine ständige Anpassung der IT-Systeme erfordert. Ein Versäumnis kann nicht nur zu hohen Bußgeldern führen, sondern auch den Ruf des Unternehmens massiv schädigen.

Die Bedrohungen aus dem Netz nehmen ebenfalls stetig zu. Cyber-Angriffe, Datendiebstahl und Ransomware sind nur einige der Sicherheitsrisiken, denen Unternehmen heute ausgesetzt sind. Die Gewährleistung der Datensicherheit erfordert ständige Wachsamkeit und Investitionen in aktuelle Schutztechnologien.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Notwendigkeit, trotz einer oft kleinen IT-Mannschaft ein breites Themenspektrum abdecken zu müssen. Von Netzwerkmanagement über Softwareentwicklung bis hin zu Cloud-Lösungen – es ist fast unmöglich, auf allen Gebieten Expertise vorzuhalten, besonders wenn die Ressourcen begrenzt sind.

Insgesamt machen all diese Herausforderungen eine sorgfältige und durchdachte Optimierung der IT-Strategie nicht nur wünschenswert, sondern absolut notwendig. Zu lesen auch hier.

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Copilot Microsoft 365 – Nutzen Sie die Möglichkeiten von KI in Ihrem Unternehmen. Die Revolution Ihres Büroalltags durch Microsoft 365 Copilot beginnt jetzt.

Der Copilot ist benutzerfreundlich und mehr als ein Tool. Diese innovative Lösung kombiniert die Leistungsfähigkeit von Large Language Models (LLMs) mit den Daten in Microsoft Graph sowie den Microsoft 365 Apps wie Outlook, Excel und Teams. Dadurch wird Ihr gesamter Workflow zu einem Produktivitätstool der Extraklasse. Mit nur einem Befehl analysiert Microsoft 365 Copilot Trends, fasst wichtige Informationen aus E-Mails zusammen, verfasst Besprechungsnotizen, erstellt Tabellen, Präsentationen oder Vorlagen und unterstützt Sie dabei, Ihre kreativen Ideen auf Knopfdruck umzusetzen.

Erleben Sie mit dem Copilot den Höhenflug und entdecken Sie sein Potenzial anhand der folgenden Beispiele:

• Excel: Von Formelvorschlägen über die Visualisierung und Bereinigung von Daten bis hin zum Sortieren, Filtern und Formatieren – Copilot unterstützt in Excel bei einer Vielzahl von Aufgaben.
• Microsoft Outlook: Copilot optimiert den Posteingang, indem es automatisch wichtige E-Mails hervorhebt und Benutzer daran erinnert, auf unbeantwortete Nachrichten zu antworten.
• PowerPoint: Copilot hilft dabei, ansprechende Präsentationen zu erstellen, indem es relevante Bilder und Texte hinzufügt und sicherstellt, dass die Präsentation zusammenhängend und ansprechend ist.
• Microsoft Teams: Schluss mit dem lästigen Protokollieren von Meetings! Copilot kann das Gesprochene während eines Meetings automatisch in einer Textdatei zusammenfassen.
• Microsoft Word: Dank KI wird das Verfassen von Texten zum Kinderspiel. Copilot erstellt Textvorschläge unter Berücksichtigung vorhandener Dateien wie OneNote-Notizen oder anderer Word-Dokumente. Zusätzlich kann es das Layout eines Dokuments ändern oder Bilder aus anderen Dateien einfügen.

Mit diesen Funktionen macht Microsoft 365 Copilot die Zusammenarbeit effizienter und erleichtert die Erledigung von Aufgaben in verschiedenen Microsoft-Apps.

Um den Copilot überhaupt zu nutzen braucht es nur eine Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenz sowie eine zusätzliche Lizenz für Microsoft 365 Copilot.

Microsoft 365 Copilot bedeutet eine bahnbrechende Veränderung in der Softwarenutzung. Es revolutioniert die Interaktion zwischen Menschen und Software und nutzt KI, um tägliche Aufgaben zu vereinfachen und die Kreativität zu fördern. Diese Technologie verspricht, die Produktivität zu steigern und neue Möglichkeiten für innovative Arbeitsweisen zu eröffnen.

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Wenn sich ein Mittelständler keine eigene IT leisten kann oder seine Mitarbeiter mit ihrer Arbeit nicht mehr hinterherkommen, dann bietet es sich an, Support & Admin Services extern einzukaufen. Die Gründe, sich Unterstützung von außen zu holen, sind vielfältig: Der interne IT-Administrator benötigt Unterstützung bei wichtigen IT-Projekten oder das Unternehmen muss Personalknappheit kompensieren, die durch Krankheit, Mutterschutz oder Urlaub entstanden ist. Auch wenn sich ein Mitarbeiter nebenbei um die IT kümmern muss und keine Zeit mehr für seine originären Aufgaben hat, bietet sich ein externer Support- und Adminservice an: Gerade kleinen KMUs wird dieses Szenario nicht fremd sein. Weiterer Nachteil dabei ist die Abhängigkeit des Unternehmens von einem Mitarbeiter. Kündigt dieser oder fällt er länger aus, entsteht eine Lücke, die sich nur schwierig schließen lässt. Ist die IT mit dem Tagewerk mehr als ausgelastet, fehlt zudem die Zeit für die heute unabdingbaren, strategischen und zukunftsweisenden Entscheidungen.

Ein externer Dienstleister kann Ihrer hauseigenen IT den Rücken freihalten, damit diese am Fortschreiten der Firma arbeiten kann, statt sich mit dem Alltagsgeschäft aufzuhalten. Auch wenn Sie sich dafür entschieden haben, nur noch Nutzer der IT sein zu wollen und nicht mehr Betreiber, ist ein externer Dienstleister eine gute Wahl.

Die Services können Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.

Sie haben bereits einen Dienstleister, haben aber das Gefühl zu viel zu bezahlen oder sind unzufrieden? Wir als broker2clouds bieten Ihnen eine ehrliche Beratung hinsichtlich der von Ihnen benötigten Lösungen. Von uns bekommen Sie nur das, was Sie auch wirklich benötigen. Kein bisschen mehr. Mehr erfahren

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Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig. Dennoch glauben immer noch viele mittelständische Unternehmen, dass Big Data, Internet of Things und Digitalisierung nur etwas für Großkonzerne seien. Ein fataler Irrtum. Denn wer jetzt nicht in Digitalisierungsthemen investiert, kann in wenigen Jahren schnell von zunehmend disruptiven Märkten gefegt worden sein. Je länger Sie als Mittelständler zögern, das Thema anzugehen, umso eher werden Sie von innovativ(er)en Marktbegleitern überholt.

„Über den Wind können wir nicht bestimmen, aber wir können die Segel richten“, wussten schon die alten Wikinger. Dieses Zitat lässt sich wunderbar auf unser Zeitalter münzen, denn die Vorteile, die die Digitalisierung gerade mittleren und kleineren Unternehmen bietet, sind offensichtlich: Der starke Fokus auf den Kundennutzen als das Kompetenzmerkmal des Mittelstandes schlechthin wird mit der Digitalisierung zu einem noch wirkungsvolleren Instrument: So ist die Produktion mit der vollautomatisierten Erstellung von Einzelaufträgen nach kundenspezifischen Vorgaben in einer digitalisierten Fertigung schnell und ohne Umstand zu realisieren. Hinzu kommt ein weiterer Punkt, den vor allem die KMUs für sich als Vorteil verbuchen können: Die Korrelation zwischen Unternehmensgröße und Beschaffungs- sowie Vertriebsnetz verändert sich mit der Digitalisierung weitestgehend: Produkte können in wenigen Sekunden dem Markt angeboten werden. Und zwar weltweit.

Dennoch lassen sich Mittelständler viel zu viel Zeit, Digitalisierungsthemen anzugehen. Häufig sind die Auftragsbücher voll und die Ressourcen ausgelastet: Viele Unternehmen fühlen sich so auf der sicheren Seite. Die drei sicheren Wege, mit denen KMUs ihre Zukunftssicherheit, häufig flankiert von Zeitmangel (siehe dazu auch: „Der Fluch des schnellen Erfolgs“)1, verspielen sind:

Die Digitalisierung schafft disruptive Märkte und hat längst den #Mittelstand erfasst. Wer das ignoriert und nicht genauestens analysiert, ob das eigene Businessmodell den technologischen Entwicklungen entspricht und es demensprechend anpasst, wird von disruptiven Angreifern „scheinbar“ überraschend angegriffen. So wie die Taxifahrer von Uber oder die Hoteliers von airbnb.

Eine zunehmend allumfassende Vernetzung birgt Risiken in punkto Datenschutz und -Sicherheit. Wer hier ungenügend geschützt ist, kann schnell wirtschaftlichen Schiffbruch erleiden. Ähnliches gilt in Rechtsfragen und bei Patentsachen. Gerade Mittelständlern, die ihre „auf einmal“ Produkte weltweit anbieten, fehlt es häufig an finanziellen und personellen Ressourcen, sich hier z.B. gegen Verstöße Dritter zu behaupten.

Was nützt die beste Technologie, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht richtig benutzen können? Deshalb ist es wichtig, Mitarbeiter früh in die Entwicklung der Digitalisierungsprozesse zu involvieren und sie entsprechend fort- und weiterzubilden.

Sie wollen wissen, wie Sie Ihr Unternehmen für die Digitalisierung bereitmachen und Ihre IT zu einem Wettbewerbsvorteil machen? Die broker2clouds hilft ihnen gerne dabei. Mehr erfahren.

1 Daniel Rettig: Der Fluch des schnellen Erfolgs, in: 11.8.2017/WirtschaftsWoche 33, S. 85.

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Viele Unternehmen arbeiten weiterhin daran, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Dazu gehören viele verschiedene Dinge. In diesem Sinne lohnt es sich IT-Governance zu erwähnen.

Eine gute Governance sollte Mitarbeitern die Möglichkeiten geben verschiedene Tools benutzen zu dürfen und den eigenen Workflow zu bedingen. Dabei darf die Sicherheit oder Integrität der Unternehmensdaten nicht riskiert werden. Zusätzlich sollte die Governance nicht zu restriktiv ausfallen, sondern sollte Mitarbeitern klare Richtlinien zur Verfügung stellen, sodass ein selbstständiges Entwickeln der Arbeitsumgebung möglich ist. Diese Richtlinien könnten sich auch durch App-Listen ergänzen lassen.

Will man einerseits, dass die eigenen Mitarbeiter die Digitalisierung vorantreiben, gibt ihnen andererseits aber nicht die notwendigen Freiheiten Neues auszuprobieren, so verlangt man hier fast schon die Quadratur des Kreises. Allerdings darf man die Zügel auch nicht ganz aus der Hand geben, da Schatten-IT sonst unter Umständen ein Risikofaktor wird.

Kurzum: Digitalisierung lässt sich am besten Umsetzen, wenn klare, aber großzügige Richtlinien existieren, die leicht zu befolgen sind und viel Freiraum lassen. Berater wie die broker2clouds können helfen eine klare IT-Strategie mit zugehöriger Governance zu entwickeln.

Sie wollen erfahren, wie genau diese Richtlinien aussehen könnten bzw. wie sie diese entwickeln? Lesen Sie hier bald mehr in Teil 2 dieses Beitrags.

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