Eine gute IT-Governance ist Gold wert. Von der Einhaltung der gesetzlichen Regelungen, Gewährleistung der Datensicherheit über standardisierte und schnelle Kommunikation bis hin zur einfacheren Umstrukturierung: Compliance-Richtlinien und Governance sind wichtige Bestandteile der IT-Planung.

Die zugelassenen Anwendungen werden so ausgewählt, dass die IT-Abteilung sich damit auskennt und Nutzern Support bieten kann. Wenn Nutzer sich beliebige Software aus dem Internet herunterladen, kann nicht gewährleistet werden, dass im Problemfall schnell eine Lösung gefunden wird. Das Unternehmen muss sicherstellen, das zu den Anwendungen das notwendige Wissen, ein Betriebskonzept sowie der Support vorhanden ist. Wenn einheitliche Lösungen verwendet werden, kann das Wissen der IT-Abteilung gezielt auf dem benötigten Level gehalten werden.

Ein wichtiger Teil der Governance ist dafür zu sorgen, dass verwendete Prozesse den Sicherheits- und Datenschutzstandards des Unternehmens genügen. Nutzer sollen ein klares Verständnis dafür bekommen, welche Daten auf welchen Services verwendet werden (dürfen) und welche Services erlaubt sind. Services, die für kritische Daten oder Strukturen verwendet werden, müssen auf Herz und Nieren geprüft sein und gesetzeskonform umgesetzt werden.

Wenn jeder Nutzer beliebige Softwares herunterlädt, kann das zu starker Fragmentierung der IT-Landschaft führen und Kommunikation wird schwierig. Es sollte darauf geachtet werden, dass z.B. verwendete Dateitypen kompatibel sind und dass die unternehmensinterne Kommunikation und Kooperation möglichst reibungslos verlaufen. Dazu ist es hilfreich, wenn klare Vorgaben für Schnittstellen, Dateitypen und Softwares gegeben sind und dafür gesorgt wird, dass ein ausreichendes Level an Kompatibilität vorhanden ist. Das führt zu einfacheren Arbeitsabläufen, leichterer Zusammenarbeit und übersichtlicheren Strukturen.

Bei Problemfällen ist es wichtig zu wissen, wo der Fehler liegt und wie im Schadensfall vorgegangen wird. Benutzt man einen Cloudspeicher, so ist es einerseits wichtig zu wissen, dass dieser sicher ist – andererseits ist es aber auch hilfreich klare Ansprechpartner beim Anbieter zu haben. Sind klare Vorgaben für zu verwendete Services gegeben, so kann für optimale Transparenz gesorgt werden und man kann sich für so manchen Schadensfall durch sogenannte SLAs (Service Level Agreements) absichern. Die interne IT oder ein externer Dienstleister trifft daher für mögliche Schadensfälle gewisse Vorkehrungen, um die Einhaltung der SLA sicher zu stellen. Verwendet allerdings jeder Nutzer seine eigene Lösung so wird das unmöglich.

Ein wichtiger Punkt der IT-Governance- und Compliancestrukturen ist die Einhaltung der gesetzlichen und  rechtlichen Vorgaben sowie das Gewährleisten von Legalität. Gerade beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist es wichtig, die richtigen Vorkehrungen zu treffen. Klare Governancerichtlinien geben hier den Nutzern klare Hinweise, welche Dienste explizit empfohlen und welche klar verboten sind. Dabei spielt auch das Lizenzmanagement eine wichtige Rolle.

Gibt man klare Vorgaben welche Anwendungen und Services wie genutzt werden, so kann man die Zuverlässigkeit dieser Services im Vorfeld testen und dafür sorgen, dass Ausfälle schnell und kontrolliert wieder behoben werden. Je nach Wichtigkeit der Geschäftsprozesse kann man ein passendes Level an Verfügbarkeit und Resilienz vorgeben. Wichtig dabei sind die Regelungen der internen IT-Prozesse nach Standards wie ITIL (Information Technology Infrastructure Library) oder COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).

Ein klassisches Beispiel ist Backup. Unabdingbar ist es, für jeden Nutzer und Anwendung ein automatische Backup zu haben und diese einheitlich zu regeln (z.B. über einen Cloud-Dienstleister). Der Wiederanlauf von Anwendungen im Fehlerfalle, muss übergreifend im Unternehmen geregelt sein. Dafür gibt es verschiedene Notfall- und Verfügbarkeitskonzepte und diese können nach Bedarf angepasst werden. Somit ist es wichtig, dass in dieser Hinsicht im Unternehmen alle an einem Strang ziehen und klar vorgegebene Lösungen verwenden, da es sonst schnell unmöglich wird ausreichende Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Eine gute Governance ist für die Anwender auch nachvollziehbar. Sie wissen an wen sie sich wenden müssen wenn Fragen bestehen oder Services benötigt werden, die in einer Governancegrauzone sind. Es muss kommuniziert werden was der Sinn hinter den Governancestrukturen ist, sonst ist es schwer Akzeptanz zu erzeugen. Governancerichtlinien müssen von den Anwendern auch umgesetzt werden, denn ohne ein gewisses Level von Nachvollziehbarkeit scheitert es oft schon daran. Eine kryptische und hyperspezifische Governance sieht vielleicht auf dem Papier gut aus- bringt aber sehr wenig – wenn Mitarbeiter sich dagegen wehren.

Deswegen: Governance ist nur gut, wenn sie auch gelebt und befolgt wird. Dieses Kriterium sollte von Anfang an im Vordergrund stehen und darf unter keinen Umständen vergessen werden.

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Es gibt viele IT-Produkte auf dem Markt, die großartige Vorteile versprechen. Wie sieht es mit Cloud-Speichern wie OneDrive (Microsoft365) oder ähnlichen aus? Welchen Nutzen kann man sich von einem Cloud-basierten DMS (Datenmanagementsystem) erhoffen und welche Hindernisse gibt es?

Wer kennt es nicht: Man arbeitet gemeinsam mit einem Kollegen an einem Dokument und hat ihm schon die neueste Version geschickt, wenn einem eine Verbesserung einfällt. Der Kollege hat das Dokument aber schon bearbeitet und sitzt vor einer anderen Version als man selbst. Jetzt ist die Frage, ob man sich die Verbesserung einfach merkt, oder eine extra Version anlegt, um die Veränderung nachher einzupflegen.

Das muss nicht sein. Liegen die Daten auf einem Cloud-Speicher, der mit dem Kollegen geteilt ist, so kann man die Datei bearbeiten, solange der Kollege sie nicht gerade selbst bearbeitet. Kein lästiges hin- und herschicken. Die Daten sind von überall auf dem Cloud-Laufwerk verfügbar und können einfach geteilt werden. Es gibt sogar Kooperationsmöglichkeiten, die dafür sorgen, dass mehrere Leute dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten können, ohne Probleme mit der Versionierung hervorzurufen. Für die besten Resultate bei gemeinsamem Arbeiten ist allerdings eine zuverlässige Internetverbindung unabdingbar.

Noch nie einen Cloudspeicher verwendet? Das ist kein Problem, es gibt viele Angebote, die wenig bis gar nichts Kosten und sowohl schnell als auch einfach einzurichten sind. Dazu muss man nicht alle lokalen Daten migrieren, sondern einfach ein paar Testdateien in der Cloud bearbeiten, um herauszufinden, ob das Arbeiten in der Cloud eine Verbesserung darstellt. Stellt es sich heraus, dass das Arbeiten mit einem Cloudspeicher doch nicht das wahre ist, dann lassen sich die Daten wieder herunterladen, der Cloudspeicher bereinigen und wie gehabt lokal arbeiten.

In der Cloud Arbeiten wie lokal? Die gängigen Cloud-Speicher bieten die Option, das Cloud-Laufwerk wie ein lokales Laufwerk in die lokale Dateistruktur zu integrieren, sodass sich beim Arbeiten kein großer Unterschied spüren lässt. Die Daten werden dann je nach Einstellung regelmäßig synchronisiert, sodass man auch offline arbeiten kann. Für möglichst reibungsloses Arbeiten ist ein regelmäßiger Internetzugang jedoch klar von Vorteil, aber auch offline ist das Arbeiten ohne Beeinträchtigung möglich, wenn die notwendigen Daten vorher synchronisiert wurden (meistens automatisch für vielbenutzte Dateien).

In der Regel gibt es für die Daten auf einem Cloud-Speicher automatische Backups, die sicherstellen, dass nichts verloren geht. Eine gut durchdachte Backup- und Recoverystrategie ist unabdingbar und es ist von Vorteil, sich auf erprobte Verfahren zu verlassen, anstatt sich eine eigene Variante einfallen zu lassen. Näheres gibt es in unserem Artikel zu Backup (Backup, muss das wirklich sein?).

Bei seriösen Cloud-Anbietern sitzen in der Regel ganze Teams daran, für die Sicherheit der gespeicherten Daten zu sorgen und die Rechenzentren sind streng überwacht, um sie vor physischen Übergriffen zu schützen. So wird ein sehr hohes Level an Sicherheit für die gespeicherten Daten sichergestellt. Für KMUs ist es kaum möglich, vergleichbare Sicherheit zu gewährleisten, ohne unverhältnismäßig viel dafür auszugeben.

In großen Rechenzentren gibt es mehrfach redundante Internet-Anbindungen, sowie redundante Stromquellen und Hardware. So ist dafür gesorgt, dass es Ausfälle erheblich unwahrscheinlicher werden und die gespeicherten Daten nicht nur sicher, sondern auch zugänglich sind. Diese Redundanzlevels sind gerade für kleinere Unternehmen nicht realistisch umsetzbar und gerade deswegen kann es sich lohnen Cloud-basierte Services in Anspruch zu nehmen.

Neben Redundanz werden bei Cloud-Speichern oft auch verschiedene Versionen von Dateien gespeichert, sodass man bei fälschlichem Bearbeiten problemlos auf eine alte Version zurückgreifen kann.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Datenmanagementsystemen ist, dass man jederzeit zusätzlich Speicher dazu buchen kann. So muss man nicht von vornherein eine Menge extra Speicherplatz beschaffen, sondern kann sich auf die Speichermenge beschränken, die man wirklich braucht. Somit braucht man sich keine Gedanken mehr über volle Festplatten machen.

Cloud-basierte Datenmanagementsysteme gibt es viele und ein Ausprobieren lohnt sich. Da es so viele potenzielle Vorteile gibt in der Cloud zu arbeiten stellt sich nur noch eine Frage: Warum nicht einfach testen und dann entscheiden, ob es sich lohnt?

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Im Gespräch mit KMUs hören wir viele Gründe, wieso sich aktuell keine Maßnahmen in der IT lohnen. Keine Zeit, kein Geld, andere Prioritäten etc. Man merkt die Abneigung gegen IT-Themen bei vielen KMUs. Das geht sogar so weit, dass „wir wollen keine Kosten in der IT sparen“ oder „wir hätten am liebsten gar keine IT“ eine Antwort sein kann. Bei vielen KMUs wird IT nur als notwendiges Übel angesehen, anstatt als Chance. Insgesamt führt das oft zu vielen Problemen, wie erhöhte Kosten und in der Konsequenz fallende Wettbewerbsfähigkeit.

Klar, solange die Auftragsbücher voll sind scheint es als seien keine Investitionen notwendig. Aber genau hier ist der springende Punkt: Wenn es an Aufträgen mangelt, so will erst recht niemand investieren. Das führt schließlich zur Stagnation. Wenn man ganz ohne IT arbeiten will, steht es frei, zurück zur Schreibmaschine zu gehen. Diese braucht kein Stromnetz, ist nicht vom Internet abhängig und gibt Cyberkriminellen keine Chance. Ein paar Tage ohne Internet oder Computer zeigen schnell, dass es sich hier um unternehmenskritische Strukturen handelt, die nicht einfach ignoriert werden dürfen.

Wird die IT vernachlässigt, so entstehen oft Altlasten, die direkt zu unnötig erhöhten Kosten führen. Bei einem kurzen Blick unter die Haube der IT ergeben sich oft einfache Maßnahmen, die direkt die Kosten reduzieren. Im gleichen Zug lässt sich die IT oft einheitlicher und schlanker gestalten. Wenn alles seinen klaren Sinn und Zweck hat, so wird alles wesentlich übersichtlicher und man spart sich einiges an Zeitaufwand in der Wartung. Eine Betrachtung zum Wildwuchs in der IT finden Sie hier.

Manchmal scheint es auch, als wäre das schon lange verwendete, handgeschriebene Warenwirtschaftssystem die beste Lösung, da man hier vieles eingepflegt hat, was für das Unternehmen inzwischen unabdingbar geworden ist. Dabei zeigt ein kurzer Blick auf das WaWi und den Markt oft schnell, dass es günstigere, zweckmäßigere Produkte gibt, um deren Wartung und Modifikation man sich nicht selbst kümmern muss. Nicht zu vergessen sind die personellen Abhängigkeiten.

Es ist gut möglich sich auf dem Markt umzusehen, ohne gleich den ganzen Laden umzuschmeißen. Nur, weil man sich eine neue Jacke kauft muss man noch lange nicht seine ganze alte Garderobe über Bord schmeißen.

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