7 Gründe für Cloud-Speicher

Es gibt viele IT-Produkte auf dem Markt, die großartige Vorteile versprechen. Wie sieht es mit Cloud-Speichern wie OneDrive (Microsoft365) oder ähnlichen aus? Welchen Nutzen kann man sich von einem Cloud-basierten DMS (Datenmanagementsystem) erhoffen und welche Hindernisse gibt es?

Wattewolke als Cloudspeicher mit verschiedenen Kabeln

1. Cloud-Speicher erleichtern leichtere Zusammenarbeit

Wer kennt es nicht: Man arbeitet gemeinsam mit einem Kollegen an einem Dokument und hat ihm schon die neueste Version geschickt, wenn einem eine Verbesserung einfällt. Der Kollege hat das Dokument aber schon bearbeitet und sitzt vor einer anderen Version als man selbst. Jetzt ist die Frage, ob man sich die Verbesserung einfach merkt, oder eine extra Version anlegt, um die Veränderung nachher einzupflegen.

Das muss nicht sein. Liegen die Daten auf einem Cloud-Speicher, der mit dem Kollegen geteilt ist, so kann man die Datei bearbeiten, solange der Kollege sie nicht gerade selbst bearbeitet. Kein lästiges hin- und herschicken. Die Daten sind von überall auf dem Cloud-Laufwerk verfügbar und können einfach geteilt werden. Es gibt sogar Kooperationsmöglichkeiten, die dafür sorgen, dass mehrere Leute dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten können, ohne Probleme mit der Versionierung hervorzurufen. Für die besten Resultate bei gemeinsamem Arbeiten ist allerdings eine zuverlässige Internetverbindung unabdingbar.

2. Einfaches Ausprobieren

Noch nie einen Cloudspeicher verwendet? Das ist kein Problem, es gibt viele Angebote, die wenig bis gar nichts Kosten und sowohl schnell als auch einfach einzurichten sind. Dazu muss man nicht alle lokalen Daten migrieren, sondern einfach ein paar Testdateien in der Cloud bearbeiten, um herauszufinden, ob das Arbeiten in der Cloud eine Verbesserung darstellt. Stellt es sich heraus, dass das Arbeiten mit einem Cloudspeicher doch nicht das wahre ist, dann lassen sich die Daten wieder herunterladen, der Cloudspeicher bereinigen und wie gehabt lokal arbeiten.

3. Einfache Benutzung

In der Cloud Arbeiten wie lokal? Die gängigen Cloud-Speicher bieten die Option, das Cloud-Laufwerk wie ein lokales Laufwerk in die lokale Dateistruktur zu integrieren, sodass sich beim Arbeiten kein großer Unterschied spüren lässt. Die Daten werden dann je nach Einstellung regelmäßig synchronisiert, sodass man auch offline arbeiten kann. Für möglichst reibungsloses Arbeiten ist ein regelmäßiger Internetzugang jedoch klar von Vorteil, aber auch offline ist das Arbeiten ohne Beeinträchtigung möglich, wenn die notwendigen Daten vorher synchronisiert wurden (meistens automatisch für vielbenutzte Dateien).

Frau mit Hund am Meer mit offenem Laptop

4. Backups werden automatisch erstellt

In der Regel gibt es für die Daten auf einem Cloud-Speicher automatische Backups, die sicherstellen, dass nichts verloren geht. Eine gut durchdachte Backup- und Recoverystrategie ist unabdingbar und es ist von Vorteil, sich auf erprobte Verfahren zu verlassen, anstatt sich eine eigene Variante einfallen zu lassen. Näheres gibt es in unserem Artikel zu Backup (Backup, muss das wirklich sein?).

5. Die Daten sind sicher

Bei seriösen Cloud-Anbietern sitzen in der Regel ganze Teams daran, für die Sicherheit der gespeicherten Daten zu sorgen und die Rechenzentren sind streng überwacht, um sie vor physischen Übergriffen zu schützen. So wird ein sehr hohes Level an Sicherheit für die gespeicherten Daten sichergestellt. Für KMUs ist es kaum möglich, vergleichbare Sicherheit zu gewährleisten, ohne unverhältnismäßig viel dafür auszugeben.

6. Cloud-Speicher ermöglichen höhere Verfügbarkeit

In großen Rechenzentren gibt es mehrfach redundante Internet-Anbindungen, sowie redundante Stromquellen und Hardware. So ist dafür gesorgt, dass es Ausfälle erheblich unwahrscheinlicher werden und die gespeicherten Daten nicht nur sicher, sondern auch zugänglich sind. Diese Redundanzlevels sind gerade für kleinere Unternehmen nicht realistisch umsetzbar und gerade deswegen kann es sich lohnen Cloud-basierte Services in Anspruch zu nehmen.

Neben Redundanz werden bei Cloud-Speichern oft auch verschiedene Versionen von Dateien gespeichert, sodass man bei fälschlichem Bearbeiten problemlos auf eine alte Version zurückgreifen kann.

Frau im Grünen arbeitet am Laptop

7. Quasi unbegrenzte Speicherkapazität

Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Datenmanagementsystemen ist, dass man jederzeit zusätzlich Speicher dazu buchen kann. So muss man nicht von vornherein eine Menge extra Speicherplatz beschaffen, sondern kann sich auf die Speichermenge beschränken, die man wirklich braucht. Somit braucht man sich keine Gedanken mehr über volle Festplatten machen.

Fazit

Cloud-basierte Datenmanagementsysteme gibt es viele und ein Ausprobieren lohnt sich. Da es so viele potenzielle Vorteile gibt in der Cloud zu arbeiten stellt sich nur noch eine Frage: Warum nicht einfach testen und dann entscheiden, ob es sich lohnt?

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Frau Heidi Börner
Frau Heidi Börner GESCHÄFTSFÜHRERIN, broker2clouds GmbH