Bei Gesprächen mit KMUs werden wir häufig damit konfrontiert, dass der Einstieg in die Cloud das Verwerfen aller aktuellen lokalen Strukturen bedeuten würde und die aktuell existierende IT komplett über Bord geworfen würde. Dieser Artikel dreht sich um einen schrittweisen Ansatz der Cloud-Migration. Eben nicht ganz oder gar nicht, sondern ein sinnvolles Einsteigen über einzelne Pilotprojekte und abzulösende Hardware.

Ein großer Vorteil von Cloud-Services ist, dass man eine gigantische Auswahl von Services hat, bei denen der eigene Wartungs- und Betreibungsaufwand oft sehr gering ist; das wiederum entlastet die eigene IT. Wenn man eine schnelle und gute Lösung sucht, so stellen Cloud-Services oft die beste Möglichkeit dar flexibel neue Lösungen zu beziehen. In diesem Artikel gehen wir auf ein paar Arten von Cloud-Services ein, um eine Perspektive dafür zu schaffen welche Möglichkeiten in der Cloud bestehen und wie man diese ausprobieren kann – ohne die eigene IT über Bord zu werfen.

Mit Services wie z.B. Microsoft 365 lässt sich ein einfacher Schritt in die Cloud machen. Die bisherigen Arbeitsweisen bleiben erhalten, es kommen nur neue Funktionen hinzu und man kann sich langsam an Cloud-Speicher und cloud-basierte Kooperationstools gewöhnen. Die Vorteile von Cloud-Speicher werden hier  näher aufgeführt. Cloud-Speicher sind fantastisch, um mit Cloud-Services vertraut zu werden und eignen sich bestens für das Erstellen von Backups oder das Teilen von Daten.

Exchange lässt sich auch modular in der Cloud ausprobieren. Man kann zunächst einzelne Powernutzer migrieren und Exchange in der Cloud testen. Auf Exchange in der Cloud sind wir in unserem Artikel genauer eingegangen. Ein paar der wichtigsten Vorteile sind:

Benötigt man ein neues CRM, Warenwirtschaftssystem oder eine andere Software, so finden sich schnell viele exzellente Cloud-Lösungen, die für einen vollständig gemanaged werden. So ist man lediglich Benutzer der Lösungen und muss nicht gleichzeitig Betreiber sein. Ganz zu schweigen davon, dass Cloud-Services in der Regel von überall zu erreichen sind und man somit an Standortunabhängigkeit gewinnt. Wie hilfreich das bei Homeoffice oder beim Außendienst sein kann, liegt klar auf der Hand.

Gerade für kleinere Betriebe kann sich die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems in der Cloud schnell lohnen, da so sehr viel Aufwand wegfällt (Wartung, Updates, Hardwarebeschaffung etc.). Viele Cloud-Services lassen sich auch kostenfrei testen, sodass man vorher ein paar Softwares ausprobieren kann, damit man nicht die Katze im Sack kaufen muss.

Ein neuer Server wäre gut, er wäre aber nicht 100% ausgelastet? Hier kann sich ein Cloud-Rechner lohnen, der in das eigene virtuelle Netzwerk eingegliedert wird. Dieser Rechner wird hochgefahren, wenn er benötigt wird und ist sonst inaktiv. Dabei wird der Cloud-Server nur bezahlt, wenn er auch tatsächlich läuft („pay as you go“). Insofern lohnen sich Cloud-Angebote auch für Testprojekte oder zum Ausprobieren von neuen IT-Strukturen.

Ein Cloud-Server kann problemlos heruntergefahren und entfernt werden. So kann man Neues gefahrlos in der Cloud testen und bei Bedarf einfach alles im Handumdrehen reseten. Dann steht dem Experimentieren nichts mehr im Wege.

Man sieht also, dass der Einstieg in die Cloud kein über Bord werfen der bisherigen Strukturen bedeuten muss. Das Testen neuer Lösungen ist in der Cloud sehr einfach und das sollte ausprobiert werden. Stellt es sich dann heraus, dass Cloud-Lösungen doch nicht das Gelbe vom Ei für einen sind, so kann man wieder zu seinen bisherigen Strukturen zurückkehren, ohne viel riskiert zu haben.

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Kürzlich wurden zahlreiche E-Mail-Server gehackt. Die betroffene Sicherheitslücke wurde zwar schnell geschlossen aber nicht jeder installierte direkt die neuen Updates und war deswegen selbst – nachdem Microsoft den Fehler behob – weiter angreifbar. Die möglichen Konsequenzen einer solchen Sicherheitslücke, die nicht unmittelbar geschlossen wird, sind sofort klar. Von Datenverlust bis Industriespionage – über mögliche persönliche Haftung für die Daten durch Fahrlässigkeit -ist da alles dabei. Also: besser die Daten auf dem neuesten Stand halten.

Die Lösungen von Updates helfen nur, wenn sie auch installiert wurden. Benutzt man Software as a Service Lösungen oder Exchange in der Cloud, muss man sich um das Installieren von Updates nicht mehr selbst kümmern und der Dienstleister übernimmt das. Mehr zu Updates finden Sie hier: 4 Gründe warum Updates wichtig sind.

Neben automatischen Updates können Cloudanbieter auch höhere Sicherheit für Server und Daten gewährleisten, als das lokal im eigenen Betrieb wirtschaftlich möglich wäre: Bei guten Cloudanbietern ist durch mehrfache Redundanzen dafür gesorgt, dass die Hardware extrem verfügbar ist und Sicherheitsteams kümmern sich sowohl um die physische als auch die softwareseitige Sicherheit.

Da wir viele Vorteile von Cloud Services schon in unserem Blogartikel zu Cloudspeichern aufgelistet haben gehen wir nur auf die Punkte genauer ein – die dort nicht besprochen wurden – denn viele Vorteile von Cloudspeichern lassen sich direkt auf Exchange in der Cloud übertragen. Neben der Verfügbarkeit, die bereits genannt wurde, sind das unter anderem die Standortunabhängigkeit, übernommene Wartung, integrierte Backuplösungen, einfache Skalierbarkeit und einfache Implementierung.

Es gibt verschiedene Arten von Benutzern. Häufig haben ein paar wenige Powernutzer unverhältnismäßig große Datenmengen in ihren Postfächern und sind deswegen schwer zu managen. Diese einzelnen Nutzer lassen sich problemlos in die Cloud migrieren. So können auch sehr große Postfächer verwaltet werden, ohne dass gleich alle Konten verändert werden müssen. Anwender können in der Cloud auch beliebig große Archive anlegen, die bei Benutzung von Exchange in der Cloud leichter zu verwenden sind. Das Archiv ist in der Cloud via Outlook direkt abrufbar, ohne dass alte Daten neu eingespielt werden müssen. So lassen sich alte Mails im Handumdrehen einsehen und das Postfach gut organisieren.

Clouddienstleister arbeiten mit riesigen Datenmengen und können deswegen ihre SPAM Filter besser anpassen, als man das selbst könnte. So kann dafür gesorgt werden, dass die richtigen Mails ankommen und die Gefahren von Phishing oder anderen kriminellen Versuchen können frühzeitig minimiert werden.

Bei seriösen Cloudanbietern sitzen in der Regel ganze Teams daran, für die Sicherheit der gespeicherten Daten zu sorgen und die Rechenzentren sind streng überwacht, um sie vor physischen Übergriffen zu schützen. So wird ein sehr hohes Level an Sicherheit für die gespeicherten Daten sichergestellt. Für KMUs ist es kaum möglich, vergleichbare Sicherheit zu gewährleisten, ohne unverhältnismäßig viel dafür auszugeben.

In der Cloud lässt sich Exchange also einfach nutzen und man kommt in den Genuss vieler Vorteile, auf die man ohne guten Grund nicht verzichten sollte. Wie bei vielen anderen Cloudlösungen kann man hier zunächst einzelne Nutzer als Pilotprojekt in die Cloud verschieben um zu testen, wie es läuft.

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Schon wieder ein Update? Muss ich das wirklich machen? JA! Es gibt viele gute Gründe warum Updates wichtig sind! Klar, die Entwickler verbessern Ihre Programme häufig, aber im Alltag können Updates schnell lästig werden und man vergisst schnell, wozu diese Updates eigentlich da sind. Das gilt für Laptops, Desktops, mobile Endgeräte, Server und alle Arten von Programmen.

Zunächst einmal schließen sie offene Sicherheitslücken und sorgen dafür, dass die Bedrohung durch Viren und Co. stark reduziert wird. Ein Rechner mit veraltetem Betriebssystem der am Netz hängt ist eine große Sicherheitslücke und darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden! Datenverlust und -diebstahl können schnell teuer und aufwändig werden. Im schlimmsten Fall steht ein Unternehmen deswegen tagelang still und ist handlungsunfähig. Das gilt es zu verhindern. Updates sind dafür ein wichtiges Mittel. Außerdem ist hier die richtige Backup- und Recoverystrategie unabdingbar (mehr dazu hier).

Es lassen sich viele Unannehmlichkeiten bei der Nutzung verschiedener Software vermeiden. Viele Probleme und Fehler werden mit Updates behoben. Stürzt ein Programm immer wieder ab? Dann ist es eine gute Idee dafür zu sorgen, dass sowohl das Betriebssystem als auch das Programm selbst auf dem neuesten Stand sind. Auch, wenn manche Teile einer Software umständlich oder nicht besonders intuitiv sind, werden diese Probleme häufig mit Updates verbessert.

Nervt es Sie schon lange, dass verschiedene Programme nicht miteinander kommunizieren oder, dass manche Datentypen nicht geöffnet werden können? Das ist ein häufiges Problem und oft auch den Entwicklern der Programme bekannt. Manchmal kommt es vor, dass neue Kompatibilitäten mit Updates in Programme eingespielt werden. Das sollte man sich nicht entgehen lassen!

Für viele Programme wird fleißig weiterentwickelt und es kommen neue und verbesserte Funktionen hinzu. Manchmal bringt einem ein Update neue Funktionen, die einem schon lange fehlen, oder ein Update verbessert Arbeitsabläufe und spart einem in Zukunft viel Zeit.

Insgesamt sind Updates in der Regel gezielte Verbesserungen für Software. Deswegen: Regelmäßig sichergehen, dass benutzte Betriebssysteme und Programme auf dem neuesten Stand sind. Das sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für leichtere Benutzung.

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In diesem Artikel werden die wichtigsten Punkte der Datensicherung besprochen. Dabei wird hier sowohl auf private als auch auf geschäftliche Daten eingegangen.

Inzwischen hat so gut wie jeder Erfahrungen mit dem Verlust von Daten gemacht. Sei es wegen eines Virus, eines Defektes, einer Migration oder aus anderen Gründen. Verlust von Daten kostet nicht nur Nerven, sondern auch Arbeit und verursacht Kosten.  Um dafür zu sorgen, dass wichtige Daten immer abrufbar bleiben, ist ein vernünftiges Backupkonzept unabdingbar.

Im Privaten ist es häufig ausreichend wichtige Daten auf die eine oder andere Art in der Cloud zu lagern. Ein Cloudspeicher erfüllt hier oft schon die wichtigsten Kriterien und zahlreiche Anbieter bieten gute Gratisversionen mit beschränktem Speicher an. Das lässt sich einfach und kostenfrei ausprobieren und ist für viele Privatnutzer vollkommen ausreichend. Normalerweise lässt sich ein Cloudspeicher in wenigen Schritten – wie eine lokale Festplatte – integrieren und man merkt den Unterschied kaum. Dabei werden für die Daten auf dem Cloudspeicher in der Regel automatisch Backups angefertigt.

Bei vielen Cloudanbietern gilt außerdem von vornherein:

Es werden mehrere Kopien der Daten angefertigt, die an verschiedenen Orten und auf unterschiedlicher Hardware gespeichert sind. Sind diese drei Punkte gewährleistet, so sind die Daten vor den meisten Problemen sicher.

Wer die Cloud meiden möchte, kann die Daten auch auf ein externes Speichermedium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte, Mobiltelefon…) kopieren, dies ist aber häufig weniger sicher und mit mehr Aufwand verbunden.

TIPP: Für Dokumente die fortlaufend bearbeitet werden, regelmäßig Zwischenversionen abspeichern. So lassen sich auch eigene Fehler beim Bearbeiten später noch korrigieren.

Im geschäftlichen sind die Prinzipien zwar ähnlich wie im privaten, jedoch kommen weitere Faktoren hinzu.
Fällt die IT aus, so ist das meistens mit großen Kosten verbunden und kann dazu führen, dass Kundenaufträge nicht fristgerecht bearbeitet werden können.

Zur Vorbeugung gibt es verschiedene Möglichkeiten, aber die Daten regelmäßig und versioniert zu sichern ist ein guter Anfangspunkt. Regelmäßigkeit ist von besonderer Wichtigkeit und klare Terminierung ist unabdingbar. Wenn man Backups nur dann macht, wenn man gerade daran denkt, kann das zum Verhängnis werden.

Manche Computerviren haben eine Inkubationszeit. Das bedeutet, bevor sie aktiv werden, schlafen sie eine gewisse Zeit. Macht man ein Backup von einem schlafenden Virus, so sind die Backups infiziert und das System kann nach einer Wiederherstellung erneut von dem Virus lahmgelegt werden. Deswegen ist es eine gute Idee ältere Versionen vollständig zu behalten. So wird auch sichergestellt, dass versehentlich überschriebene oder gelöschte Daten auch wesentlich später noch wiederhergestellt werden können. Wie häufig diese Gesamtbilder gemacht werden und wie lange diese aufbewahrt werden sollen, hängt vom einzelnen Unternehmen ab.

Nicht alle Daten sind gleich wichtig, also kann es sinnvoll sein für besonders essenzielle Daten eine höhere Priorität zu setzen und sie besonders verfügbar zu halten, damit das Unternehmen im Ernstfall möglichst schnell wieder agieren kann. Deswegen ist eine klare Desaster-Recovery-Planung mit regelmäßigen Recoverytests eforderlich. Hier muss ein klarer Notfallplan vorliegen.

Es gibt zu viele Geschichten über Unternehmen die zwar regelmäßig Backups anfertigen, aber im Ernstfall keine funktionale Wiederherstellung durchführen können. So werden diese Unternehmen für einen nicht vertretbaren Zeitraum fast handlungsunfähig und nehmen ernsthaft Schaden.

Deswegen: Ein Backup ist nur so gut, wie die daraus resultierende Wiederherstellbarkeit!

Besser spät als nie. Auch, wenn man bisher keine guten Backupstrukturen hat, ist es nie zu spät damit anzufangen! Vorsicht ist besser als Nachsicht und bei Datensicherung gilt das gleich mehrfach.

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