Mit dem Fortschreiten digitaler Technologien kommt kein Unternehmen mehr ohne IT klar. Gerade kleine Unternehmen sollten sie sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Im eigenen Haus fehlen zumeist die Ressourcen für eine umfangreiche IT-Abteilung, die alle Themen abdecken kann. Auf der anderen Seite wird IT immer wichtiger für alle Arten von Geschäften und ermöglicht entscheidende Vorteile gegenüber Mitbewerbern. IT entwickelt sich zur Kernkompetenz!

Eine mögliche Lösung: Nutzung von IT-Strategieberatungspartnern zur Entwicklung geeigneter Strategien. Ein Beratungspartner steht unterstützend zur Seite und hilft bei der Erarbeitung einer IT-Strategie, wie z.B. ob zur Lösung der Probleme Teile der IT ausgelagert werden sollten, um der IT Freiraum zur Hebung der Innovationspotenziale im eigenen Unternehmen zu verschaffen. Der Kern der Firmen-IT bleibt dadurch dem Business als Partner für Innovationsprojekte und das Anforderungsmanagement für neue Anwendungen erhalten, da nicht mehr alle IT Leistungen selbst erbracht werden müssen. Unterstützung bei der Umsetzung finden Sie hier.

Die passende IT-Strategie ist häufig der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg kleiner und mittlerer Unternehmen. In einer Ära, in der Digitalisierung und Technologie in nahezu allen Unternehmensbereichen präsent sind, kann eine individuell angepasste IT-Strategie tatsächlich darüber entscheiden, ob ein Unternehmen stagniert oder wächst.

In vielen kleineren Betrieben herrscht selbst heute noch eine gewisse Zurückhaltung gegenüber neuen Technologien, insbesondere wenn sie nicht den erwarteten Mehrwert bieten und wie erwartet funktionieren. Häufig liegt dies auch an der Komplexität der Einführung bzw. auch des nachgelagerten Betriebs.
Trotzdem wird oft versucht, alles selbst zu bewältigen, anstatt sich Gedanken über Handlungsalternativen im Sinne einer IT -Strategie zu machen. Diese Überlegungen erfordern ein hohes Maß an Fachkompetenz und profunde Kenntnisse des Marktes. Deshalb empfehlen wir dringend, entsprechende Beratungskompetenz für diese richtungsweisenden Entscheidungen ins Boot zu holen. Die dadurch entstehenden Kosten amortisieren sich in kürzester Zeit, da dadurch Zeit und Ressourcen des Auftraggebers gespart werden und die Entscheidungen durch die langjährige Erfahrung der Berater mit hoher Wahrscheinlichkeit zutreffend sind.

Im rasanten technologischen Fortschritt und dem demographischen Wandel von heute stehen KMUs vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die ihre IT-Strategie und -Administration maßgeblich beeinflussen.

Eines der drängendsten Probleme ist der Personalmangel, der oft zu einer Überbelastung der vorhandenen IT-Mitarbeiter führt und diese auch an die Grenzen von deren KnowHow bringt. Dieses Thema wird zusätzlich verschärft, wenn langjährige Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und ein Vakuum an Fachwissen und Erfahrung hinterlassen. Die Suche nach geeigneten Nachfolgern kann zu erheblichen Verzögerungen, Produktivitätseinbußen und Risiken führen.

Zusätzlich dazu gibt es eine kontinuierlich wachsende Liste gesetzlicher Anforderungen und Compliance-Richtlinien, welche eine ständige Anpassung der IT-Systeme erfordert. Ein Versäumnis kann nicht nur zu hohen Bußgeldern führen, sondern auch den Ruf des Unternehmens massiv schädigen.

Die Bedrohungen aus dem Netz nehmen ebenfalls stetig zu. Cyber-Angriffe, Datendiebstahl und Ransomware sind nur einige der Sicherheitsrisiken, denen Unternehmen heute ausgesetzt sind. Die Gewährleistung der Datensicherheit erfordert ständige Wachsamkeit und Investitionen in aktuelle Schutztechnologien.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Notwendigkeit, trotz einer oft kleinen IT-Mannschaft ein breites Themenspektrum abdecken zu müssen. Von Netzwerkmanagement über Softwareentwicklung bis hin zu Cloud-Lösungen – es ist fast unmöglich, auf allen Gebieten Expertise vorzuhalten, besonders wenn die Ressourcen begrenzt sind.

Insgesamt machen all diese Herausforderungen eine sorgfältige und durchdachte Optimierung der IT-Strategie nicht nur wünschenswert, sondern absolut notwendig. Zu lesen auch hier.

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Copilot Microsoft 365 – Nutzen Sie die Möglichkeiten von KI in Ihrem Unternehmen. Die Revolution Ihres Büroalltags durch Microsoft 365 Copilot beginnt jetzt.

Der Copilot ist benutzerfreundlich und mehr als ein Tool. Diese innovative Lösung kombiniert die Leistungsfähigkeit von Large Language Models (LLMs) mit den Daten in Microsoft Graph sowie den Microsoft 365 Apps wie Outlook, Excel und Teams. Dadurch wird Ihr gesamter Workflow zu einem Produktivitätstool der Extraklasse. Mit nur einem Befehl analysiert Microsoft 365 Copilot Trends, fasst wichtige Informationen aus E-Mails zusammen, verfasst Besprechungsnotizen, erstellt Tabellen, Präsentationen oder Vorlagen und unterstützt Sie dabei, Ihre kreativen Ideen auf Knopfdruck umzusetzen.

Erleben Sie mit dem Copilot den Höhenflug und entdecken Sie sein Potenzial anhand der folgenden Beispiele:

• Excel: Von Formelvorschlägen über die Visualisierung und Bereinigung von Daten bis hin zum Sortieren, Filtern und Formatieren – Copilot unterstützt in Excel bei einer Vielzahl von Aufgaben.
• Microsoft Outlook: Copilot optimiert den Posteingang, indem es automatisch wichtige E-Mails hervorhebt und Benutzer daran erinnert, auf unbeantwortete Nachrichten zu antworten.
• PowerPoint: Copilot hilft dabei, ansprechende Präsentationen zu erstellen, indem es relevante Bilder und Texte hinzufügt und sicherstellt, dass die Präsentation zusammenhängend und ansprechend ist.
• Microsoft Teams: Schluss mit dem lästigen Protokollieren von Meetings! Copilot kann das Gesprochene während eines Meetings automatisch in einer Textdatei zusammenfassen.
• Microsoft Word: Dank KI wird das Verfassen von Texten zum Kinderspiel. Copilot erstellt Textvorschläge unter Berücksichtigung vorhandener Dateien wie OneNote-Notizen oder anderer Word-Dokumente. Zusätzlich kann es das Layout eines Dokuments ändern oder Bilder aus anderen Dateien einfügen.

Mit diesen Funktionen macht Microsoft 365 Copilot die Zusammenarbeit effizienter und erleichtert die Erledigung von Aufgaben in verschiedenen Microsoft-Apps.

Um den Copilot überhaupt zu nutzen braucht es nur eine Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenz sowie eine zusätzliche Lizenz für Microsoft 365 Copilot.

Microsoft 365 Copilot bedeutet eine bahnbrechende Veränderung in der Softwarenutzung. Es revolutioniert die Interaktion zwischen Menschen und Software und nutzt KI, um tägliche Aufgaben zu vereinfachen und die Kreativität zu fördern. Diese Technologie verspricht, die Produktivität zu steigern und neue Möglichkeiten für innovative Arbeitsweisen zu eröffnen.

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Eine gute IT-Governance ist Gold wert. Von der Einhaltung der gesetzlichen Regelungen, Gewährleistung der Datensicherheit über standardisierte und schnelle Kommunikation bis hin zur einfacheren Umstrukturierung: Compliance-Richtlinien und Governance sind wichtige Bestandteile der IT-Planung.

Die zugelassenen Anwendungen werden so ausgewählt, dass die IT-Abteilung sich damit auskennt und Nutzern Support bieten kann. Wenn Nutzer sich beliebige Software aus dem Internet herunterladen, kann nicht gewährleistet werden, dass im Problemfall schnell eine Lösung gefunden wird. Das Unternehmen muss sicherstellen, das zu den Anwendungen das notwendige Wissen, ein Betriebskonzept sowie der Support vorhanden ist. Wenn einheitliche Lösungen verwendet werden, kann das Wissen der IT-Abteilung gezielt auf dem benötigten Level gehalten werden.

Ein wichtiger Teil der Governance ist dafür zu sorgen, dass verwendete Prozesse den Sicherheits- und Datenschutzstandards des Unternehmens genügen. Nutzer sollen ein klares Verständnis dafür bekommen, welche Daten auf welchen Services verwendet werden (dürfen) und welche Services erlaubt sind. Services, die für kritische Daten oder Strukturen verwendet werden, müssen auf Herz und Nieren geprüft sein und gesetzeskonform umgesetzt werden.

Wenn jeder Nutzer beliebige Softwares herunterlädt, kann das zu starker Fragmentierung der IT-Landschaft führen und Kommunikation wird schwierig. Es sollte darauf geachtet werden, dass z.B. verwendete Dateitypen kompatibel sind und dass die unternehmensinterne Kommunikation und Kooperation möglichst reibungslos verlaufen. Dazu ist es hilfreich, wenn klare Vorgaben für Schnittstellen, Dateitypen und Softwares gegeben sind und dafür gesorgt wird, dass ein ausreichendes Level an Kompatibilität vorhanden ist. Das führt zu einfacheren Arbeitsabläufen, leichterer Zusammenarbeit und übersichtlicheren Strukturen.

Bei Problemfällen ist es wichtig zu wissen, wo der Fehler liegt und wie im Schadensfall vorgegangen wird. Benutzt man einen Cloudspeicher, so ist es einerseits wichtig zu wissen, dass dieser sicher ist – andererseits ist es aber auch hilfreich klare Ansprechpartner beim Anbieter zu haben. Sind klare Vorgaben für zu verwendete Services gegeben, so kann für optimale Transparenz gesorgt werden und man kann sich für so manchen Schadensfall durch sogenannte SLAs (Service Level Agreements) absichern. Die interne IT oder ein externer Dienstleister trifft daher für mögliche Schadensfälle gewisse Vorkehrungen, um die Einhaltung der SLA sicher zu stellen. Verwendet allerdings jeder Nutzer seine eigene Lösung so wird das unmöglich.

Ein wichtiger Punkt der IT-Governance- und Compliancestrukturen ist die Einhaltung der gesetzlichen und  rechtlichen Vorgaben sowie das Gewährleisten von Legalität. Gerade beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist es wichtig, die richtigen Vorkehrungen zu treffen. Klare Governancerichtlinien geben hier den Nutzern klare Hinweise, welche Dienste explizit empfohlen und welche klar verboten sind. Dabei spielt auch das Lizenzmanagement eine wichtige Rolle.

Gibt man klare Vorgaben welche Anwendungen und Services wie genutzt werden, so kann man die Zuverlässigkeit dieser Services im Vorfeld testen und dafür sorgen, dass Ausfälle schnell und kontrolliert wieder behoben werden. Je nach Wichtigkeit der Geschäftsprozesse kann man ein passendes Level an Verfügbarkeit und Resilienz vorgeben. Wichtig dabei sind die Regelungen der internen IT-Prozesse nach Standards wie ITIL (Information Technology Infrastructure Library) oder COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).

Ein klassisches Beispiel ist Backup. Unabdingbar ist es, für jeden Nutzer und Anwendung ein automatische Backup zu haben und diese einheitlich zu regeln (z.B. über einen Cloud-Dienstleister). Der Wiederanlauf von Anwendungen im Fehlerfalle, muss übergreifend im Unternehmen geregelt sein. Dafür gibt es verschiedene Notfall- und Verfügbarkeitskonzepte und diese können nach Bedarf angepasst werden. Somit ist es wichtig, dass in dieser Hinsicht im Unternehmen alle an einem Strang ziehen und klar vorgegebene Lösungen verwenden, da es sonst schnell unmöglich wird ausreichende Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Eine gute Governance ist für die Anwender auch nachvollziehbar. Sie wissen an wen sie sich wenden müssen wenn Fragen bestehen oder Services benötigt werden, die in einer Governancegrauzone sind. Es muss kommuniziert werden was der Sinn hinter den Governancestrukturen ist, sonst ist es schwer Akzeptanz zu erzeugen. Governancerichtlinien müssen von den Anwendern auch umgesetzt werden, denn ohne ein gewisses Level von Nachvollziehbarkeit scheitert es oft schon daran. Eine kryptische und hyperspezifische Governance sieht vielleicht auf dem Papier gut aus- bringt aber sehr wenig – wenn Mitarbeiter sich dagegen wehren.

Deswegen: Governance ist nur gut, wenn sie auch gelebt und befolgt wird. Dieses Kriterium sollte von Anfang an im Vordergrund stehen und darf unter keinen Umständen vergessen werden.

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Bei Gesprächen mit KMUs werden wir häufig damit konfrontiert, dass der Einstieg in die Cloud das Verwerfen aller aktuellen lokalen Strukturen bedeuten würde und die aktuell existierende IT komplett über Bord geworfen würde. Dieser Artikel dreht sich um einen schrittweisen Ansatz der Cloud-Migration. Eben nicht ganz oder gar nicht, sondern ein sinnvolles Einsteigen über einzelne Pilotprojekte und abzulösende Hardware.

Ein großer Vorteil von Cloud-Services ist, dass man eine gigantische Auswahl von Services hat, bei denen der eigene Wartungs- und Betreibungsaufwand oft sehr gering ist; das wiederum entlastet die eigene IT. Wenn man eine schnelle und gute Lösung sucht, so stellen Cloud-Services oft die beste Möglichkeit dar flexibel neue Lösungen zu beziehen. In diesem Artikel gehen wir auf ein paar Arten von Cloud-Services ein, um eine Perspektive dafür zu schaffen welche Möglichkeiten in der Cloud bestehen und wie man diese ausprobieren kann – ohne die eigene IT über Bord zu werfen.

Mit Services wie z.B. Microsoft 365 lässt sich ein einfacher Schritt in die Cloud machen. Die bisherigen Arbeitsweisen bleiben erhalten, es kommen nur neue Funktionen hinzu und man kann sich langsam an Cloud-Speicher und cloud-basierte Kooperationstools gewöhnen. Die Vorteile von Cloud-Speicher werden hier  näher aufgeführt. Cloud-Speicher sind fantastisch, um mit Cloud-Services vertraut zu werden und eignen sich bestens für das Erstellen von Backups oder das Teilen von Daten.

Exchange lässt sich auch modular in der Cloud ausprobieren. Man kann zunächst einzelne Powernutzer migrieren und Exchange in der Cloud testen. Auf Exchange in der Cloud sind wir in unserem Artikel genauer eingegangen. Ein paar der wichtigsten Vorteile sind:

Benötigt man ein neues CRM, Warenwirtschaftssystem oder eine andere Software, so finden sich schnell viele exzellente Cloud-Lösungen, die für einen vollständig gemanaged werden. So ist man lediglich Benutzer der Lösungen und muss nicht gleichzeitig Betreiber sein. Ganz zu schweigen davon, dass Cloud-Services in der Regel von überall zu erreichen sind und man somit an Standortunabhängigkeit gewinnt. Wie hilfreich das bei Homeoffice oder beim Außendienst sein kann, liegt klar auf der Hand.

Gerade für kleinere Betriebe kann sich die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems in der Cloud schnell lohnen, da so sehr viel Aufwand wegfällt (Wartung, Updates, Hardwarebeschaffung etc.). Viele Cloud-Services lassen sich auch kostenfrei testen, sodass man vorher ein paar Softwares ausprobieren kann, damit man nicht die Katze im Sack kaufen muss.

Ein neuer Server wäre gut, er wäre aber nicht 100% ausgelastet? Hier kann sich ein Cloud-Rechner lohnen, der in das eigene virtuelle Netzwerk eingegliedert wird. Dieser Rechner wird hochgefahren, wenn er benötigt wird und ist sonst inaktiv. Dabei wird der Cloud-Server nur bezahlt, wenn er auch tatsächlich läuft („pay as you go“). Insofern lohnen sich Cloud-Angebote auch für Testprojekte oder zum Ausprobieren von neuen IT-Strukturen.

Ein Cloud-Server kann problemlos heruntergefahren und entfernt werden. So kann man Neues gefahrlos in der Cloud testen und bei Bedarf einfach alles im Handumdrehen reseten. Dann steht dem Experimentieren nichts mehr im Wege.

Man sieht also, dass der Einstieg in die Cloud kein über Bord werfen der bisherigen Strukturen bedeuten muss. Das Testen neuer Lösungen ist in der Cloud sehr einfach und das sollte ausprobiert werden. Stellt es sich dann heraus, dass Cloud-Lösungen doch nicht das Gelbe vom Ei für einen sind, so kann man wieder zu seinen bisherigen Strukturen zurückkehren, ohne viel riskiert zu haben.

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Kürzlich wurden zahlreiche E-Mail-Server gehackt. Die betroffene Sicherheitslücke wurde zwar schnell geschlossen aber nicht jeder installierte direkt die neuen Updates und war deswegen selbst – nachdem Microsoft den Fehler behob – weiter angreifbar. Die möglichen Konsequenzen einer solchen Sicherheitslücke, die nicht unmittelbar geschlossen wird, sind sofort klar. Von Datenverlust bis Industriespionage – über mögliche persönliche Haftung für die Daten durch Fahrlässigkeit -ist da alles dabei. Also: besser die Daten auf dem neuesten Stand halten.

Die Lösungen von Updates helfen nur, wenn sie auch installiert wurden. Benutzt man Software as a Service Lösungen oder Exchange in der Cloud, muss man sich um das Installieren von Updates nicht mehr selbst kümmern und der Dienstleister übernimmt das. Mehr zu Updates finden Sie hier: 4 Gründe warum Updates wichtig sind.

Neben automatischen Updates können Cloudanbieter auch höhere Sicherheit für Server und Daten gewährleisten, als das lokal im eigenen Betrieb wirtschaftlich möglich wäre: Bei guten Cloudanbietern ist durch mehrfache Redundanzen dafür gesorgt, dass die Hardware extrem verfügbar ist und Sicherheitsteams kümmern sich sowohl um die physische als auch die softwareseitige Sicherheit.

Da wir viele Vorteile von Cloud Services schon in unserem Blogartikel zu Cloudspeichern aufgelistet haben gehen wir nur auf die Punkte genauer ein – die dort nicht besprochen wurden – denn viele Vorteile von Cloudspeichern lassen sich direkt auf Exchange in der Cloud übertragen. Neben der Verfügbarkeit, die bereits genannt wurde, sind das unter anderem die Standortunabhängigkeit, übernommene Wartung, integrierte Backuplösungen, einfache Skalierbarkeit und einfache Implementierung.

Es gibt verschiedene Arten von Benutzern. Häufig haben ein paar wenige Powernutzer unverhältnismäßig große Datenmengen in ihren Postfächern und sind deswegen schwer zu managen. Diese einzelnen Nutzer lassen sich problemlos in die Cloud migrieren. So können auch sehr große Postfächer verwaltet werden, ohne dass gleich alle Konten verändert werden müssen. Anwender können in der Cloud auch beliebig große Archive anlegen, die bei Benutzung von Exchange in der Cloud leichter zu verwenden sind. Das Archiv ist in der Cloud via Outlook direkt abrufbar, ohne dass alte Daten neu eingespielt werden müssen. So lassen sich alte Mails im Handumdrehen einsehen und das Postfach gut organisieren.

Clouddienstleister arbeiten mit riesigen Datenmengen und können deswegen ihre SPAM Filter besser anpassen, als man das selbst könnte. So kann dafür gesorgt werden, dass die richtigen Mails ankommen und die Gefahren von Phishing oder anderen kriminellen Versuchen können frühzeitig minimiert werden.

Bei seriösen Cloudanbietern sitzen in der Regel ganze Teams daran, für die Sicherheit der gespeicherten Daten zu sorgen und die Rechenzentren sind streng überwacht, um sie vor physischen Übergriffen zu schützen. So wird ein sehr hohes Level an Sicherheit für die gespeicherten Daten sichergestellt. Für KMUs ist es kaum möglich, vergleichbare Sicherheit zu gewährleisten, ohne unverhältnismäßig viel dafür auszugeben.

In der Cloud lässt sich Exchange also einfach nutzen und man kommt in den Genuss vieler Vorteile, auf die man ohne guten Grund nicht verzichten sollte. Wie bei vielen anderen Cloudlösungen kann man hier zunächst einzelne Nutzer als Pilotprojekt in die Cloud verschieben um zu testen, wie es läuft.

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Es gibt viele IT-Produkte auf dem Markt, die großartige Vorteile versprechen. Wie sieht es mit Cloud-Speichern wie OneDrive (Microsoft365) oder ähnlichen aus? Welchen Nutzen kann man sich von einem Cloud-basierten DMS (Datenmanagementsystem) erhoffen und welche Hindernisse gibt es?

Wer kennt es nicht: Man arbeitet gemeinsam mit einem Kollegen an einem Dokument und hat ihm schon die neueste Version geschickt, wenn einem eine Verbesserung einfällt. Der Kollege hat das Dokument aber schon bearbeitet und sitzt vor einer anderen Version als man selbst. Jetzt ist die Frage, ob man sich die Verbesserung einfach merkt, oder eine extra Version anlegt, um die Veränderung nachher einzupflegen.

Das muss nicht sein. Liegen die Daten auf einem Cloud-Speicher, der mit dem Kollegen geteilt ist, so kann man die Datei bearbeiten, solange der Kollege sie nicht gerade selbst bearbeitet. Kein lästiges hin- und herschicken. Die Daten sind von überall auf dem Cloud-Laufwerk verfügbar und können einfach geteilt werden. Es gibt sogar Kooperationsmöglichkeiten, die dafür sorgen, dass mehrere Leute dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten können, ohne Probleme mit der Versionierung hervorzurufen. Für die besten Resultate bei gemeinsamem Arbeiten ist allerdings eine zuverlässige Internetverbindung unabdingbar.

Noch nie einen Cloudspeicher verwendet? Das ist kein Problem, es gibt viele Angebote, die wenig bis gar nichts Kosten und sowohl schnell als auch einfach einzurichten sind. Dazu muss man nicht alle lokalen Daten migrieren, sondern einfach ein paar Testdateien in der Cloud bearbeiten, um herauszufinden, ob das Arbeiten in der Cloud eine Verbesserung darstellt. Stellt es sich heraus, dass das Arbeiten mit einem Cloudspeicher doch nicht das wahre ist, dann lassen sich die Daten wieder herunterladen, der Cloudspeicher bereinigen und wie gehabt lokal arbeiten.

In der Cloud Arbeiten wie lokal? Die gängigen Cloud-Speicher bieten die Option, das Cloud-Laufwerk wie ein lokales Laufwerk in die lokale Dateistruktur zu integrieren, sodass sich beim Arbeiten kein großer Unterschied spüren lässt. Die Daten werden dann je nach Einstellung regelmäßig synchronisiert, sodass man auch offline arbeiten kann. Für möglichst reibungsloses Arbeiten ist ein regelmäßiger Internetzugang jedoch klar von Vorteil, aber auch offline ist das Arbeiten ohne Beeinträchtigung möglich, wenn die notwendigen Daten vorher synchronisiert wurden (meistens automatisch für vielbenutzte Dateien).

In der Regel gibt es für die Daten auf einem Cloud-Speicher automatische Backups, die sicherstellen, dass nichts verloren geht. Eine gut durchdachte Backup- und Recoverystrategie ist unabdingbar und es ist von Vorteil, sich auf erprobte Verfahren zu verlassen, anstatt sich eine eigene Variante einfallen zu lassen. Näheres gibt es in unserem Artikel zu Backup (Backup, muss das wirklich sein?).

Bei seriösen Cloud-Anbietern sitzen in der Regel ganze Teams daran, für die Sicherheit der gespeicherten Daten zu sorgen und die Rechenzentren sind streng überwacht, um sie vor physischen Übergriffen zu schützen. So wird ein sehr hohes Level an Sicherheit für die gespeicherten Daten sichergestellt. Für KMUs ist es kaum möglich, vergleichbare Sicherheit zu gewährleisten, ohne unverhältnismäßig viel dafür auszugeben.

In großen Rechenzentren gibt es mehrfach redundante Internet-Anbindungen, sowie redundante Stromquellen und Hardware. So ist dafür gesorgt, dass es Ausfälle erheblich unwahrscheinlicher werden und die gespeicherten Daten nicht nur sicher, sondern auch zugänglich sind. Diese Redundanzlevels sind gerade für kleinere Unternehmen nicht realistisch umsetzbar und gerade deswegen kann es sich lohnen Cloud-basierte Services in Anspruch zu nehmen.

Neben Redundanz werden bei Cloud-Speichern oft auch verschiedene Versionen von Dateien gespeichert, sodass man bei fälschlichem Bearbeiten problemlos auf eine alte Version zurückgreifen kann.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Datenmanagementsystemen ist, dass man jederzeit zusätzlich Speicher dazu buchen kann. So muss man nicht von vornherein eine Menge extra Speicherplatz beschaffen, sondern kann sich auf die Speichermenge beschränken, die man wirklich braucht. Somit braucht man sich keine Gedanken mehr über volle Festplatten machen.

Cloud-basierte Datenmanagementsysteme gibt es viele und ein Ausprobieren lohnt sich. Da es so viele potenzielle Vorteile gibt in der Cloud zu arbeiten stellt sich nur noch eine Frage: Warum nicht einfach testen und dann entscheiden, ob es sich lohnt?

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Schon wieder ein Update? Muss ich das wirklich machen? JA! Es gibt viele gute Gründe warum Updates wichtig sind! Klar, die Entwickler verbessern Ihre Programme häufig, aber im Alltag können Updates schnell lästig werden und man vergisst schnell, wozu diese Updates eigentlich da sind. Das gilt für Laptops, Desktops, mobile Endgeräte, Server und alle Arten von Programmen.

Zunächst einmal schließen sie offene Sicherheitslücken und sorgen dafür, dass die Bedrohung durch Viren und Co. stark reduziert wird. Ein Rechner mit veraltetem Betriebssystem der am Netz hängt ist eine große Sicherheitslücke und darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden! Datenverlust und -diebstahl können schnell teuer und aufwändig werden. Im schlimmsten Fall steht ein Unternehmen deswegen tagelang still und ist handlungsunfähig. Das gilt es zu verhindern. Updates sind dafür ein wichtiges Mittel. Außerdem ist hier die richtige Backup- und Recoverystrategie unabdingbar (mehr dazu hier).

Es lassen sich viele Unannehmlichkeiten bei der Nutzung verschiedener Software vermeiden. Viele Probleme und Fehler werden mit Updates behoben. Stürzt ein Programm immer wieder ab? Dann ist es eine gute Idee dafür zu sorgen, dass sowohl das Betriebssystem als auch das Programm selbst auf dem neuesten Stand sind. Auch, wenn manche Teile einer Software umständlich oder nicht besonders intuitiv sind, werden diese Probleme häufig mit Updates verbessert.

Nervt es Sie schon lange, dass verschiedene Programme nicht miteinander kommunizieren oder, dass manche Datentypen nicht geöffnet werden können? Das ist ein häufiges Problem und oft auch den Entwicklern der Programme bekannt. Manchmal kommt es vor, dass neue Kompatibilitäten mit Updates in Programme eingespielt werden. Das sollte man sich nicht entgehen lassen!

Für viele Programme wird fleißig weiterentwickelt und es kommen neue und verbesserte Funktionen hinzu. Manchmal bringt einem ein Update neue Funktionen, die einem schon lange fehlen, oder ein Update verbessert Arbeitsabläufe und spart einem in Zukunft viel Zeit.

Insgesamt sind Updates in der Regel gezielte Verbesserungen für Software. Deswegen: Regelmäßig sichergehen, dass benutzte Betriebssysteme und Programme auf dem neuesten Stand sind. Das sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern auch für leichtere Benutzung.

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In diesem Artikel werden die wichtigsten Punkte der Datensicherung besprochen. Dabei wird hier sowohl auf private als auch auf geschäftliche Daten eingegangen.

Inzwischen hat so gut wie jeder Erfahrungen mit dem Verlust von Daten gemacht. Sei es wegen eines Virus, eines Defektes, einer Migration oder aus anderen Gründen. Verlust von Daten kostet nicht nur Nerven, sondern auch Arbeit und verursacht Kosten.  Um dafür zu sorgen, dass wichtige Daten immer abrufbar bleiben, ist ein vernünftiges Backupkonzept unabdingbar.

Im Privaten ist es häufig ausreichend wichtige Daten auf die eine oder andere Art in der Cloud zu lagern. Ein Cloudspeicher erfüllt hier oft schon die wichtigsten Kriterien und zahlreiche Anbieter bieten gute Gratisversionen mit beschränktem Speicher an. Das lässt sich einfach und kostenfrei ausprobieren und ist für viele Privatnutzer vollkommen ausreichend. Normalerweise lässt sich ein Cloudspeicher in wenigen Schritten – wie eine lokale Festplatte – integrieren und man merkt den Unterschied kaum. Dabei werden für die Daten auf dem Cloudspeicher in der Regel automatisch Backups angefertigt.

Bei vielen Cloudanbietern gilt außerdem von vornherein:

Es werden mehrere Kopien der Daten angefertigt, die an verschiedenen Orten und auf unterschiedlicher Hardware gespeichert sind. Sind diese drei Punkte gewährleistet, so sind die Daten vor den meisten Problemen sicher.

Wer die Cloud meiden möchte, kann die Daten auch auf ein externes Speichermedium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte, Mobiltelefon…) kopieren, dies ist aber häufig weniger sicher und mit mehr Aufwand verbunden.

TIPP: Für Dokumente die fortlaufend bearbeitet werden, regelmäßig Zwischenversionen abspeichern. So lassen sich auch eigene Fehler beim Bearbeiten später noch korrigieren.

Im geschäftlichen sind die Prinzipien zwar ähnlich wie im privaten, jedoch kommen weitere Faktoren hinzu.
Fällt die IT aus, so ist das meistens mit großen Kosten verbunden und kann dazu führen, dass Kundenaufträge nicht fristgerecht bearbeitet werden können.

Zur Vorbeugung gibt es verschiedene Möglichkeiten, aber die Daten regelmäßig und versioniert zu sichern ist ein guter Anfangspunkt. Regelmäßigkeit ist von besonderer Wichtigkeit und klare Terminierung ist unabdingbar. Wenn man Backups nur dann macht, wenn man gerade daran denkt, kann das zum Verhängnis werden.

Manche Computerviren haben eine Inkubationszeit. Das bedeutet, bevor sie aktiv werden, schlafen sie eine gewisse Zeit. Macht man ein Backup von einem schlafenden Virus, so sind die Backups infiziert und das System kann nach einer Wiederherstellung erneut von dem Virus lahmgelegt werden. Deswegen ist es eine gute Idee ältere Versionen vollständig zu behalten. So wird auch sichergestellt, dass versehentlich überschriebene oder gelöschte Daten auch wesentlich später noch wiederhergestellt werden können. Wie häufig diese Gesamtbilder gemacht werden und wie lange diese aufbewahrt werden sollen, hängt vom einzelnen Unternehmen ab.

Nicht alle Daten sind gleich wichtig, also kann es sinnvoll sein für besonders essenzielle Daten eine höhere Priorität zu setzen und sie besonders verfügbar zu halten, damit das Unternehmen im Ernstfall möglichst schnell wieder agieren kann. Deswegen ist eine klare Desaster-Recovery-Planung mit regelmäßigen Recoverytests eforderlich. Hier muss ein klarer Notfallplan vorliegen.

Es gibt zu viele Geschichten über Unternehmen die zwar regelmäßig Backups anfertigen, aber im Ernstfall keine funktionale Wiederherstellung durchführen können. So werden diese Unternehmen für einen nicht vertretbaren Zeitraum fast handlungsunfähig und nehmen ernsthaft Schaden.

Deswegen: Ein Backup ist nur so gut, wie die daraus resultierende Wiederherstellbarkeit!

Besser spät als nie. Auch, wenn man bisher keine guten Backupstrukturen hat, ist es nie zu spät damit anzufangen! Vorsicht ist besser als Nachsicht und bei Datensicherung gilt das gleich mehrfach.

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Im Gespräch mit KMUs hören wir viele Gründe, wieso sich aktuell keine Maßnahmen in der IT lohnen. Keine Zeit, kein Geld, andere Prioritäten etc. Man merkt die Abneigung gegen IT-Themen bei vielen KMUs. Das geht sogar so weit, dass „wir wollen keine Kosten in der IT sparen“ oder „wir hätten am liebsten gar keine IT“ eine Antwort sein kann. Bei vielen KMUs wird IT nur als notwendiges Übel angesehen, anstatt als Chance. Insgesamt führt das oft zu vielen Problemen, wie erhöhte Kosten und in der Konsequenz fallende Wettbewerbsfähigkeit.

Klar, solange die Auftragsbücher voll sind scheint es als seien keine Investitionen notwendig. Aber genau hier ist der springende Punkt: Wenn es an Aufträgen mangelt, so will erst recht niemand investieren. Das führt schließlich zur Stagnation. Wenn man ganz ohne IT arbeiten will, steht es frei, zurück zur Schreibmaschine zu gehen. Diese braucht kein Stromnetz, ist nicht vom Internet abhängig und gibt Cyberkriminellen keine Chance. Ein paar Tage ohne Internet oder Computer zeigen schnell, dass es sich hier um unternehmenskritische Strukturen handelt, die nicht einfach ignoriert werden dürfen.

Wird die IT vernachlässigt, so entstehen oft Altlasten, die direkt zu unnötig erhöhten Kosten führen. Bei einem kurzen Blick unter die Haube der IT ergeben sich oft einfache Maßnahmen, die direkt die Kosten reduzieren. Im gleichen Zug lässt sich die IT oft einheitlicher und schlanker gestalten. Wenn alles seinen klaren Sinn und Zweck hat, so wird alles wesentlich übersichtlicher und man spart sich einiges an Zeitaufwand in der Wartung. Eine Betrachtung zum Wildwuchs in der IT finden Sie hier.

Manchmal scheint es auch, als wäre das schon lange verwendete, handgeschriebene Warenwirtschaftssystem die beste Lösung, da man hier vieles eingepflegt hat, was für das Unternehmen inzwischen unabdingbar geworden ist. Dabei zeigt ein kurzer Blick auf das WaWi und den Markt oft schnell, dass es günstigere, zweckmäßigere Produkte gibt, um deren Wartung und Modifikation man sich nicht selbst kümmern muss. Nicht zu vergessen sind die personellen Abhängigkeiten.

Es ist gut möglich sich auf dem Markt umzusehen, ohne gleich den ganzen Laden umzuschmeißen. Nur, weil man sich eine neue Jacke kauft muss man noch lange nicht seine ganze alte Garderobe über Bord schmeißen.

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Wenn sich ein Mittelständler keine eigene IT leisten kann oder seine Mitarbeiter mit ihrer Arbeit nicht mehr hinterherkommen, dann bietet es sich an, Support & Admin Services extern einzukaufen. Die Gründe, sich Unterstützung von außen zu holen, sind vielfältig: Der interne IT-Administrator benötigt Unterstützung bei wichtigen IT-Projekten oder das Unternehmen muss Personalknappheit kompensieren, die durch Krankheit, Mutterschutz oder Urlaub entstanden ist. Auch wenn sich ein Mitarbeiter nebenbei um die IT kümmern muss und keine Zeit mehr für seine originären Aufgaben hat, bietet sich ein externer Support- und Adminservice an: Gerade kleinen KMUs wird dieses Szenario nicht fremd sein. Weiterer Nachteil dabei ist die Abhängigkeit des Unternehmens von einem Mitarbeiter. Kündigt dieser oder fällt er länger aus, entsteht eine Lücke, die sich nur schwierig schließen lässt. Ist die IT mit dem Tagewerk mehr als ausgelastet, fehlt zudem die Zeit für die heute unabdingbaren, strategischen und zukunftsweisenden Entscheidungen.

Ein externer Dienstleister kann Ihrer hauseigenen IT den Rücken freihalten, damit diese am Fortschreiten der Firma arbeiten kann, statt sich mit dem Alltagsgeschäft aufzuhalten. Auch wenn Sie sich dafür entschieden haben, nur noch Nutzer der IT sein zu wollen und nicht mehr Betreiber, ist ein externer Dienstleister eine gute Wahl.

Die Services können Ihren Bedürfnissen entsprechend angepasst werden.

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